آموزش کار با Trello – Zoomit

در هر صنعتی، همکاری مزایای بسیاری دارد. تیم ها می توانند وظایف را سریعتر و کارآمدتر انجام دهند و از طریق همکاری به نوآوری دست یابند و خلاقیت را پرورش دهند. ابزارهای همکاری به گروه های دو نفره و بزرگتر کمک می کند تا با یکدیگر همکاری کنند و به سمت یک هدف یا اهداف مشترک حرکت کنند. Trello یکی از این ابزارهای قدرتمند است که در این مقاله قصد داریم نحوه کار با آن را توضیح دهیم.

Trello چیست؟

Trello یک ابزار مشارکتی محبوب و آسان برای استفاده است که به شما امکان می دهد پروژه ها و همه چیزهای مرتبط با آنها را در تابلوها سازماندهی کنید. با Trello، می توانید به اطلاعات زیر به طور دقیق و فوری دسترسی داشته باشید:

• روی چه چیزی کار می شود؟
• چه کسی روی چه چیزی کار می کند؟
• پروژه چگونه پیشرفت کرده است؟

Trello از تابلوها، کارت ها و لیست ها برای مدیریت پروژه بصری استفاده می کند. وظایف فرعی در کارت را می توان با چک لیست مشخص کرد. وظایف را می توان به چندین عضو اختصاص داد. لذا هرگونه تغییر در کارت به اطلاع ایشان خواهد رسید. کارها می توانند زمان یا مهلت تحویل داشته باشند. این گزارش فعالیت تیم را به‌روز نگه می‌دارد و توانایی درج پیوندها سازماندهی کارآمد منابع را ممکن می‌سازد.

برای روشن شدن موضوع، فرض کنید سه پروژه را به طور همزمان مدیریت می کنید. Trello به شما امکان می دهد برای هر پروژه یک تابلو ایجاد کنید. سپس، پروژه را به بخش های کوچکتر روی تابلوهایی به نام لیست تقسیم کنید و در هر لیست کارت هایی قرار دهید که نشان دهنده وظایفی است که باید انجام شود.

هم تیمی ها را اضافه کنید و هر کارت را بر اساس تخصص خود به شخصی اختصاص دهید. همچنین می توانید تقویم و مهلت تحویل را به کارت ها اضافه کنید و با گذاشتن نظر و افزودن لینک و عکس داخل هر کارت از مسائل مربوط به آن و پیشرفت کار مطلع شوید. از آنجایی که هر سه پروژه شما به طور همزمان در حال انجام هستند، با کمک Trello می توانید آنها را به خوبی مدیریت کنید و مراحل کاری تیم خود را زیر نظر داشته باشید. برای آشنایی بیشتر با برنامه های مدیریت کار، مقاله معرفی بهترین اپلیکیشن های برنامه ریزی و مدیریت کار را از دست ندهید.

در Trello ثبت نام کنید

برای ایجاد یک حساب جدید Trello، باید از یک آدرس ایمیل منحصر به فرد استفاده کنید که قبلاً در Trello یا Atlassian استفاده نشده است.

• برای تکمیل ثبت نام به صفحه ثبت نام Trello بروید و اطلاعات خود را وارد کنید.
• سپس ایمیل خود را بررسی کنید تا ایجاد حساب Trello جدید خود را تأیید کنید.

معرفی تابلوها در Trello

تابلو نشان دهنده مکانی برای پیگیری اطلاعات است که اغلب برای پروژه ها یا تیم ها یا گردش کار بزرگ ایجاد می شود. هر تخته Trello مکانی برای سازماندهی وظایف و تمام جزئیات کوچک و مهمتر از همه همکاری با همکارانتان است. یک برد Trello (A در تصویر A) تنها دارای چهار جزء اصلی است. اما امکانات نامحدودی دارد.

اگر برای هر پروژه یک برد جداگانه ایجاد کنید، بهتر می توانید پیشرفت کار را زیر نظر داشته باشید.

یک تابلو در Trello ایجاد کنید

• پس از ورود به حساب Trello خود، صفحه اصلی مانند صفحه زیر را مشاهده خواهید کرد.
• در بخش فضاهای کاری شمایک جعبه مستطیل شکل به نام تابلوی جدید ایجاد کنید وجود دارد.

• اگر روی Create new board کلیک کنید، پنل ایجاد برد در سمت راست باز می شود.
• در عنوان هیئت نام هیئت مدیره خود را انتخاب کنید.
• در بخشی از دیدروی فضای کار برای نمایش سه گزینه کلیک کنید:

خصوصی: فقط اعضایی که به تابلو اضافه می کنید اجازه دسترسی و ویرایش تابلو را خواهند داشت.

فضای کار: همه اعضای پروژه در فضای کاری می توانند تابلو را ببینند و ویرایش کنند.

عمومی: هر کسی در اینترنت (از جمله گوگل) می تواند این تابلو را ببیند. اما فقط اعضا می توانند آن را ویرایش کنند.

• پس از انتخاب گزینه مناسب، روی ايجاد كردن برای ایجاد تابلو کلیک کنید. قبل از انجام این کار، در صورت تمایل، می توانید یک پس زمینه برای تخته خود یا با کلیک کردن انتخاب کنید با یک الگو شروع کنید از یک قالب آماده استفاده کنید.

شما با موفقیت یک تابلو ایجاد کردید. اکنون می توانید فرآیند تعیین وظایف را در Trello شروع کنید.

آشنایی با لیست ها در Trello

لیست ها (B در شکل A) کارت ها یا وظایف خاص یا قطعات اطلاعات را در مراحل مختلف پیشرفت سازماندهی می کنند. می توانید لیست ها را با کارت پر کنید. لیست ها را می توان برای ایجاد یک گردش کار استفاده کرد که در آن کارت ها در هر مرحله از فرآیند، از ابتدا تا انتها جابه جا می شوند.

برای مثال، اگر تابلویی برای برنامه‌ریزی وبلاگ‌ها برای یک ماه ایجاد می‌کنید، می‌توانید مراحل را به‌عنوان «موضوعات»، «در حال انجام»، «وضعیت تجدیدنظر»، «پیش‌نویس نهایی»، «تکمیل شده» و «منتشر شده» فهرست کنید. سازمان دادن. فراموش نکنید که محدودیتی برای تعداد لیست هایی که می توانید به یک تابلو اضافه کنید وجود ندارد. می توانید لیست ها را به دلخواه مرتب کنید و نام گذاری کنید.

یک لیست در یک تابلوی Trello ایجاد کنید

پس از ایجاد تابلو، می توانید شروع به ایجاد لیست های خود کنید. برای ایجاد یک لیست:

• در تابلوی انتخاب شده، در یک لیست اضافه کنید کلیک. یک نام برای لیست انتخاب کنید و افزودن لیست اصابت
• این کار را برای هر تعداد تخته که می خواهید تکرار کنید.

• برای مشاهده امکاناتی که در هر لیست به شما داده می شود، روی نماد سه نقطه کنار آن کلیک کنید.

• با کلیک بر روی این نقاط، اقدامات مختلفی مانند افزودن کارت جدید، ایجاد اتوماسیون، جابجایی و بایگانی کارت ها را مشاهده خواهید کرد.

آشنایی با کارت ها در Trello

Trello به شما اجازه می دهد تا با افزودن کارت هایی به لیست (C در شکل A) وظایفی را برای هر مرحله از پروژه تعریف کنید. شما می توانید کارت های مختلفی را تحت یک پروژه ایجاد کنید تا هر مرحله از پروژه را بدون برقراری ارتباط دستی با تیم خود کنترل کنید. به عنوان مثال، شما کارتی ایجاد کرده اید که موضوع وبلاگ شما را پوشش می دهد. می توانید کارت را به هم تیمی خود اختصاص دهید تا مسئولیت تکمیل کار را بر عهده بگیرد. همانطور که او کارت را به لیست های مختلف روی یک برد منتقل می کند، می توانید پیشرفت پروژه را دنبال کنید.

هر بار که کارتی به لیست دیگری اضافه می شود، همه اعضای اضافه شده از وضعیت پروژه مطلع می شوند. ناگفته نماند که هر عضو، از جمله شما، به‌روز می‌ماند و نیازی به برقراری ارتباط دستی در مورد هر کاری ندارد. شما همیشه می توانید در مورد کارت ها نظر دهید و وظیفه را برای ارتباط بهتر شرح دهید.

کارت ها را در لیست Trello ایجاد کنید

• روی گزینه کارتی بیافزایید روی لیست کلیک کنید.
• عنوانی برای کارت ورود و خروج اضافه کردن کارت کلیک.
• این کار را برای هر تعداد کارتی که می خواهید ایجاد کنید تکرار کنید.

ویرایش کارت ها در Trello

• برای ویرایش هر کارت و افزودن اطلاعات بیشتر روی آن کلیک کنید.
• در سمت راست کارت، چهار بخش وجود دارد که هر بخش شامل اقداماتی است که می توانید برای کار اعمال کنید. در ادامه هر چهار قسمت را توضیح داده ایم.

1. به بخش کارت اضافه کنید

• شرح: در بخش شرح می توانید توضیحات کارت را وارد کنید.

• اعضا: برای افزودن افراد به کارت، لمس کنید اعضا کلیک کنید و فرد مورد نظر را اضافه کنید.

• برچسب ها: دکمه برچسب ها اجازه برچسب زدن روی کارت ها را می دهد. می توانید از برچسب های رنگی مختلف برای تعیین فوریت، اهمیت و موارد مشابه استفاده کنید. روی نماد مداد کلیک کنید تا نام هر برچسب مشخص شود. برای ساخت یک برچسب با عنوان و رنگ جدید، روی یک برچسب جدید ایجاد کنید کلیک.

• تاریخ: برای افزودن تقویم و زمان تحویل روشن تاریخ کلیک. در اینجا می توانید تاریخ تحویل را از تقویم مشخص کنید و یک یادآور برای اعضای کارت تنظیم کنید (تنظیم یادآوری تاریخ سررسید). یادآوری را می توان در تاریخ های مختلف مانند دو یا یک روز قبل از زمان تحویل، چند ساعت تا چند دقیقه قبل از زمان برنامه ریزی شده یا درست در زمان تحویل تنظیم کرد.

• پوشش: اگر می خواهید کارت شما دارای جلد باشد، پوشش اصابت. برای این کار می توانید از رنگ استفاده کنید یا یک عکس آپلود کنید.

• پیوست: برای افزودن فایل یا پیوند، از پیوست دریافت کمک می‌توانید فایل‌هایی را از رایانه، Google Drive، Dropbox، Box، One Drive و خود Trello به کارت پیوست اضافه کنید یا به کارت پیوند دهید.

2. بخش Power-Ups

Trello ویژگی های اضافی را در هر برد ارائه می دهد. این پلاگین ها ویژگی های خاصی هستند که می توانید از آنها برای مدیریت موثر پروژه ها استفاده کنید و به اعضای تیم خود فرصت دهید تا در یک گردش کار سازمان یافته کار کنند. Trello دارای پاور آپ های شگفت انگیزی است که می توانید برای پروژه های خود از آنها استفاده کنید. برای مثال، می‌توانید یک نمای تقویم اضافه کنید که تاریخ‌های سررسید را روی کارت‌ها نشان می‌دهد، یا یک کادر گفتگوی تیمی اضافه کنید که به شما امکان می‌دهد با کل تیم در یک مکان ارتباط برقرار کنید.

همچنین، می‌توانید برای امنیت بیشتر، یک نسخه پشتیبان برای پشتیبان‌گیری از اطلاعات خود در Trello اضافه کنید. برای مشاهده و افزودن موارد بیشتر در کارت فرعی Power-Ups بر روی آن کلیک کنید اضافه کردن پاور آپ ها کلیک.

3. بخش اتوماسیون

دکمه اتوماسیون از بالای برد کنار دکمه Power-Ups در دسترس کاربر است. همچنین می توانید گزینه Automation Buttons را در کارت ها پیدا کنید. بیایید نگاهی به نحوه عملکرد آن بیندازیم. از آنجایی که هدف ساده سازی گردش کار است تا بتوانید بهتر عمل کنید، Trello به شما اجازه می دهد تا فرآیندها را خودکار کنید. Trello انعطاف پذیری را برای تنظیم قوانین، دکمه ها و گزارش های ایمیل ارائه می دهد.

اتوماسیون به شما امکان می دهد برنامه هایی را با Trello ادغام کنید که به پروژه های شما کمک می کند با هم بهتر کار کنند. Trello چندین برنامه پشتیبانی دارد که به خوبی با ابزارهای مدیریت پروژه کار می کنند، و می توانید آنها را با Trello ادغام کنید تا گردش کار را خودکار کنید. به عنوان مثال، اگر می خواهید بدون مرور صفحه Trello با تیم خود ارتباط برقرار کنید، می توانید Trello را به Slack متصل کنید. همچنین، هر بار که وظیفه ای را به افراد در برد Trello اختصاص می دهید، می توانید از طریق ایمیل به اعضای خود اطلاع دهید. به همین ترتیب، می‌توانید فعالیت اعضا را از طریق ایمیل پیگیری کنید تا هر بار که یک عضو کارتی را امضا می‌کند، نظر می‌دهد، تگ می‌کند یا کاری را تکمیل می‌کند به شما اطلاع داده می‌شود.

4. بخش اقدامات

در این قسمت می توانید موارد زیر را روی کارت انجام دهید:

• حرکت: کارت را بین تابلوها یا لیست ها جابه جا کنید و موقعیت آن را در لیست مشخص کنید.
• کپی 🀄: کارت را در تابلو یا لیست دیگری کپی و انتخاب کنید تا اطلاعات آن مانند برچسب ها حفظ شود.
• قالب بسازید: از شکل کارت فعلی به عنوان الگویی برای کارت های دیگر استفاده کنید.
• تماشا کردن: از تمام فعالیت هایی که روی کارت انجام می شود آگاه باشید.
• بایگانی: کارت را بایگانی کنید.
• اشتراک گذاری: پیوند کارت یا کد QR را به اشتراک بگذارید، آن را چاپ کنید، آن را با فرمت JSON صادر کنید و…

آشنایی با منوی تابلو در Trello

در سمت راست برد Trello، منوی تابلو قرار دارد که مرکز کنترل ماموریت های برد شماست. منو (D در شکل A) جایی است که شما مجوزهای اعضای هیئت مدیره را مدیریت می کنید، تنظیمات را کنترل می کنید، کارت ها را جستجو می کنید، Power-Ups را فعال می کنید و اتوماسیون ایجاد می کنید. شما می توانید تمام فعالیت های انجام شده بر روی یک برد را در فید فعالیت منو مشاهده کنید. کمی وقت بگذارید و همه چیزهایی را که منو ارائه می دهد بررسی کنید.

از قسمت Activity در منو می توانید تمام فعالیت های انجام شده روی برد را زیر نظر داشته باشید. از این قسمت می توانید کارت های آرشیو شده را مشاهده کنید و در صورت نیاز با کلیک بر روی آن به سوار شدن بفرستید دوباره آن را روی تخته قرار دهید.